På medarbetarwebben hittar du det mesta du behöver i ditt arbete under fliken Stöd och verktyg.
Stöd och verktyg på medarbetarwebben.

Här är genvägar till information längre ner på sidan som Socialhögskolans ekonom sammanställt:

Fakturahantering
Betalning av etikprövning
Inköp
Inköp, terminalglasögon
Inköp, språkgranskning
Representation
Planerar du en konferens?
Ska du delta i en konferens?
Särskild inkomstskatt för bosatta utomlands
Resa i tjänsten
Reseräkningar och utlägg

Fakturahantering

All grundläggande information du behöver för att hantera fakturor, såsom lathundar, fakturaadress och organisationsnummer finns på medarbetarwebbens ekonomisidor. E-fakturering och e-inköp handläggs numera endast via Lupin, ett system för elektroniskt fakturaflöde och inköp via webb-portalen Proceedo.

Fakturahantering på medarbetarwebben.

Webbportalen Proceedo (Lupin).

malin [dot] persson [at] sam [dot] lu [dot] se (Malin Persson) är vår kontaktperson på Institutionsservice.
Ersättning för undervisningstimmar utanför institutionen hanteras via studierektor erika [dot] werner [at] soch [dot] lu [dot] se (Erika Werner). Faktureringsblanketter hittar du i högerspalten.

Betalning av etikprövning

Betalning av fakturor till etikprövning sköts av malin [dot] persson [at] sam [dot] lu [dot] se (Malin Persson).

Inköp

Alla beställningar görs i Lupin. På medarbetarwebben hittar du grundläggande information om vad som gäller när du ska göra inköp av till exempel böcker, mat och annat.

medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/inkop-faktura-ekonomi/inkop-och-upphandling/sa-gor-du-inkop

Kolla med hakan [dot] eriksson [at] soch [dot] lu [dot] se (Håkan Eriksson) om du behöver hjälp med inköp av litteratur och annat.

Terminalglasögon

Alla anställda kan köpa terminalglasögon via LU. Du beställer dem i Lupin.

Lathund, terminalglasögon med rekvisition (PDF, 876 kB, ny flik)

Språkgranskning

Om du behöver få en text språkgranskad eller översatt beställer du denna tjänst enligt rådande ramavtal, oavsett hur uppdraget finansieras.

Universitetet har en lista över upphandlade företag. Du ska i första hand välja det företag som står högst upp på listan, men det går att göra vissa undantag (till exempel om företaget inte kan tillgodose dina behov vad gäller tidsramarna eller specifik ämneskunskap).

Företagen vill ofta veta hur lång texten är, vilken nivå av språkgranskning du behöver och när du behöver ha texten granskad. När du har kommit överens med språkgranskaren så görs själva beställningen av uppdraget genom Lupin (Proceedo). Om du behöver hjälp med beställningen i Lupin kontaktar du hakan [dot] eriksson [at] soch [dot] lu [dot] se (Håkan Eriksson).

Hur finansieras språkgranskningen?

Fakultetens språkgranskningsbidrag för internationella artiklar upphör från och med 2023. Socialhögskolan erbjuder tillsvidare fortsatt stöd till peer-reviewed artiklar på engelska när inga andra anslag finns. I de fall forskaren har anslag (gamla eller nya) ska dessa medel användas. Institutionen ersätter även språkgranskning av ansökningar på engelska. Stöd till språkgranskning av andra typer av texter (till exempel bokkapitel på internationellt förlag) övervägs i varje enskilt fall.

LU:s avtal för språkgranskning.

Representation

Ofta konteras moms felaktigt på fakturor avseende intern och extern representation. Detta är inte tillåtet enligt Skatteverket. Justera konteringen på fakturan i Lupin, så att inget momsavdrag görs - hela beloppet ska konteras som kostnad. Samma sak gäller för kontering av kostnad gällande arbetsmåltid.

Kom ihåg att skriva en kort beskrivning av syfte samt information om deltagare där deltagarförteckning med organisationstillhörighet krävs.

För att säkerställa att både Skatteverkets regler och universitetets representationspolicy efterföljs får du en kontrollfråga (som måste besvaras för att fakturan ska kunna hanteras vidare) när du konterar på något av följande konton:

• 49600 Intern representation
• 55200 Extern representation
• 57323 Måltid arbetsmöte
• 57324 Förtäring studentevenemang

Mer info i representationslathunden på medarbetarwebben

Planerar du en konferens?

Här finns information om vad du ska tänka på när du vill anordna en konferens eller ett större möte:
medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/konferens-och-arrangemang

Ska du delta i en konferens?

Här finns information om vilka uppgifter ekonomomen behöver om Socialhögskolan ska betala för en konferens du ska delta i:
soch.lu.se/internt/administration/ekonomi/konferensbetalningar

Särskild inkomstskatt för bosatta utomlands

Alla utomlands bosatta som arbetar på Socialhögskolan måste ansöka om Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK):
soch.lu.se/internt/administration/ekonomi/sarskild-inkomstskatt-for-utomlands-bosatta-sink

Resa i tjänsten

Information om vad du bör tänka på innan, under och efter en resa du gör i tjänsten:
medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/resa-i-tjansten

OBS, om du anlitas av extern part och denne står för din resa – t ex som sakkunnig, föreläsare eller dylikt – se till att resan bokas via deras resebyrå, alternativt att resan tas som ett utlägg för återbetalning från den externa parten. Du ska alltså inte boka resa för denna typ av uppdrag via LU:s upphandlade resebyrå.

Reseräkningar och utlägg

Reseräkning och utlägg ska snarast efter avslutad tjänsteresa registreras i reseräkningssystemet Primulares/Primulaweb. Tänk på att om en extern part ska betala din resa eller utlägg, ska du inte registrera den i Primula. Kontakta i stället den externa parten (se ovan). Den ifyllda och utskrivna reseräkningen från Primula, med därtill hörande kvitton och bilagor, ska skickas eller lämnas till institutionsservice för granskning och går därefter vidare elektroniskt till vår prefekt för attest.

Kom ihåg att ange rätt kontering under fliken Allmänt på ditt utlägg (annars fördelas utlägget på den kontering din anställning ligger på). Är du osäker på konteringen; stäm av med ekonomerna Anna Wijk eller Malin Persson.

Internpostadressen är: Institutionsservice, Kansli S, hämtställe 35.
Institutionsservice finns på Gamla Kirurgen, Hus R på vån 1.

Det är administrativa teamet på Institutionsservice som hanterar och godkänner våra reseräkningar i systemet. Om du har frågor som rör reseräkning och utlägg, vänd dig i första hand till carina [dot] olsson [at] sam [dot] lu [dot] se (Carina Olsson).

Reseräkningssystemet Primulares/Primulaweb.

Enkel lathund för resor mellan t ex Lund och Helsingborg (pdf, 260kB, ny flik)

Omfattande lathund om traktamente, bilagor m m (pdf, 378kB, ny flik)

In English

Travel expense reports, Staff Pages

Short guide for reporting travels between Lund and Helsingborg (pdf, 324kB, new window)

Extensive guide for travels including allowence, meals and attachments  (pdf, 352kB, new window)